Cum să gestionezi sarcinile de resurse umane fără stres

Costurile sunt o prioritate pentru manageri și sunt strict legate de profitabilitatea afacerii lor. Având în vedere că, în medie, costurile cu forța de muncă pot ajunge la 50-60% din costurile operaționale, felul în care angajații își petrec orele de muncă devine un aspect primordial. 

Dacă la toate astea adaugi pandemia globală de COVID, cu trecerea la sistemul remote și riscul unei crize economice ale cărei efecte încep să apară, gestionarea sarcinilor de HR și a costurilor cu forța de muncă devin dificile. 

Dar tehnologia, ca de obicei, ne oferă soluții.  Programele de time-tracking si gestionare a taskurilor pot ajuta managerii să înțeleagă fluxul de lucru al companiei și să abordeze problemele imediat ce apar. De asemenea, aceste programe oferă o creștere în productivitate, o implicare mai mare a angajaților în sarcinile de serviciu și o gestionare mai bună a costurilor pentru fiecare proiect. 

Programele de administrare a timpului de lucru precum Timeback pot ajuta managerii să își organizeze mai bine echipele, folosind calendare personalizate care permit stabilirea unui program pentru fiecare pas al proiectului. De asemenea, se pot importa date din alte aplicații sau din fișiere excel, eliminand astfel timpul petrecut cu administrarea manuală a sarcinilor angajaților sau calcularea fiecărei ore de lucru. 

Iată cateva moduri în care un program de time-tracking vă poate ajuta și poate reduce stresul în departamentele de HR.

Salarii și costuri exacte 

Faptul că știu că orele de lucru sunt urmărite și compensate corect este o motivație excelentă pentru angajați. 

Aplicațiile de gestionare a timpului au cronometre integrate și arată exact orele de intrare și ieșire din program, pauzele si orele suplimentare efectuate. Astfel departamentul de resurse umane pot avea pontaje exacte ce pot fi folosite la întocmirea statelor de plată și se pot asigura că fiecare angajat va primi salariul corect pentru munca depusă. 

Managerii pot fi siguri că nu plătesc excesiv pentru forța de muncă, pot factura clienților ținând seama de orele lucrate la proiectele lor și își pot întocmi bugetele în consecință. 

Folosirea datelor în procesul de evaluare

Angajații din departamentele de HR pot folosi datele din rapoartele sistemelor de monitorizare și urmărire a timpului de lucru în procedurile de evaluare a angajaților. Ei vor monitoriza orele suplimentare prestate și absențele angajaților și pot vedea dacă angajații au trimis cererile lor la timp pentru a fi prelucrate și integrate în sistem, fără întârzieri care să perturbe fluxul de lucru. 

De asemenea, programele au funcționalități care oferă un grad mare de claritate privind responsabilitățile tuturor celor care lucrează la proiect iar managerii vor monitoriza corect  felul în care angajații gestionează aceste responsabilități. 

Accesul angajaților la informații

Aplicații precum Timeback permit atât managerilor cât și angajaților să trimita cereri de concediu, să organizeze evenimente speciale, să observe sarcinile de lucru în timp real și să genereze rapoarte. 

Angajații își pot trimite cererile automat, pot vedea câte zile de concediu de odihnă au avut și cât mai au de efectuat, iar angajații departamentului de HR vor petrece mai puțin timp răspunzând acestor întrebări ale angajaților. De asemenea, angajații își pot organiza mai bine timpul personal și numărul de absențe neplanificate va scădea, ceea ce va duce la o creștere a productivității. 

Mai puțină birocrație

HR-ul implică interacțiunea umană în mod regulat, iar lucrătorii din acest departament trebuie să se adapteze la specificul fiecărui caz în parte. Iar economia de timp este o problema importantă și pentru ei. 

Programele automate de urmărire a timpului de lucru au un impact major în reducerea timpul petrecut de angajații HR în calcularea pontajelor și bonusurilor, reducând astfel și volumul de documente ce trebuiesc întocmite.  

Petrecând mai puțin timp cu întocmirea hârtiilor, aceștia se pot concentra în lucrul direct cu angajații, în acele zone care necesită mai multă atenție, precum procedurile de angajare și evaluare a angajaților.  

Deși HR-ul este un domeniu ce nu va putea fi total automatizat deoarece necesită interacțiune umană complexă, aplicațiile de gestionare a timpului și sarcinilor pot îmbunătăți mult munca angajaților și managerilor din domeniul resurselor umane.