Strategii de time management. Cum sa faci mai multe, in mai putin timp

Lucrul in sistem remote este folosit tot mai des, in conditiile in care companiile isi cauta angajati in arii geografice din ce in ce mai indepartate. Intr-un raport publicat de Upwork, 69% dintre managerii tineri intervievati au declarat ca ar permite membrilor echipelor lor sa lucreze in sistem remote.

Dar companiile isi platesc angajatii cu un salariu orar, in unele tari legislatia obliga angajatorii sa tina evidenta stricata a pontajelor cu orele de sosire si de plecare de la locul de munca si in cele mai multe cazuri managerii trebuie sa calculeze profitabilitatea fiecarui proiect. Drept pentru care o strategie buna de administrare a timpului de lucru este un lucru obligatoriu pentru administrarea eficienta a proiectului.

Desi nu au parte de distragerile obisnuite de la birou, angajatii care lucreaza de acasa trebuie sa faca fata altor perturbari precum treburile zilnice ale casei sau musafiri neasteptati sau membrii ai familiei care necesita atentia lor. 

Multiplele aplicatii sau programe de time management ii pot ajuta sa urmareasca timpul de lucru sa ii ajute sa indeplineasca termenele de finalizare.

Mai jos regasiti cateva strategii de administrare a timpului de lucru al angajatilor care lucreaza de acasa. 

Pregatiti bine proiectul

Acesta este cel mai important pas pentru manager, intrucat intregul parcurs al proiectului depinde de planificarea pe care a facut-o inainte de a incepe. Angajatii trebuie sa stie ce trebuie facut si ce se asteapta de la ei: managerul trebuie sa le ofere orare clare, documentatie si uneltele de software necesare, inainte de a incepe executia propriu-zisa.

Creati un mediu de lucru bazat pe incredere 

Nu folositi timpul petrecut la serviciu pentru a penaliza sau recompensa angajatii. S-ar putea ca acestia sa fie concentrati doar pe timpul de lucru si mai putin pe folosirea lui eficienta. 

Creati in schimb un mediu de lucru bazat pe incredere. Angajatii trebuie sa foloseasca urmarirea timpului ca pe un instrument care ii ajuta sa se organizeze mai bine si sa aiba suficient timp si pentru relaxare. 

Stabiliti termene de finalizare pentru fiecare etapa a proiectului 

Dupa ce ati stabilit tintele si termenul de finalizare al proiectului, puteti imparti proiectul in etape si puteti stabili termene de finalizare pentru fiecare etapa. Concentrarea pe cate o etapa va poate ajuta sa administrati mai bine sarcinile si sa va asigurati ca sunt indeplinite la timp. Rapoartele sunt de asemenea importante si ajuta managerii sa coordoneze si sa evalueze progresul proiectului.

Folositi liste de sarcini realiste si amintiti-va de pauze

Listele pentru taskurile zilnice va ajuta sa ramaneti concentrat si motivat, intrucat puteti vedea ce ati indeplinit si ce va ramane de facut. 

Fiti insa realisti atunci cand alcatuiti o lista de sarcini si sa aveti in vedere ceea ce puteti realiza efectiv. Programati si pauze intre sarcinile de indeplinit, in primul rand pentru a va putea limpezi mintea si a va reincarca cu energie, si in al doilea rand pentru a mentine programul flexibil.

Terminati ce ati inceput

Chiar si cu lista de sarcini in mana, tentatia de a incepe mai multe lucruri deodata este mare, mai ales cand esti distras de email-uri, telefoane sau colegi care au nevoie de ceva urgent. In multe situatii veti incepe sa lucrati la o tema, dar o veti abandona la jumatate si veti incepe o alta. Facand asta nu veti fi niciodata complet implicati in indeplinirea unei sarcinii si veti lucra un timp de doua ori mai mare.. Puteti evita fragmentarea muncii daca stati concentrati pe cate o sarcina pana la finalizare si daca eliminati cat mai mult elementele perturbatoare din jur.

Tineti sedinte in mod regulat

Pentru cei care muncesc de acasa sedintele sunt  interactiunea de baza si o metoda rapida de a pune pe toata lumea la curent cu progresul proiectului. Stabiliti sedintele la ore convenabile pentru toti membrii echipei. Oferiti feedback constructiv angajatilor in intalniri unu-la-unu.

Aplicatiile pot fi foarte folositoare in administrarea timpului de lucru,ajutand la organizarea sarcinilor si planificarea ordinii  in care acestea trebuie realizate.

Timeback ofera angajatilor acelasi acces la informatii esentiale precum managerii lor si calendare personalizate care permit planificarea fiecarei etape a proiectului pana la finalizare.

Alegeti strategia potrivita pentru administrarea timpului sau faceti combinatii de strategii de lucru. Accesand instrumentele potrivite, asigurati indeplinirea cu succes a oricaui proiect.